Pesquisa realizada com 895 empresas pela VExpenses, maior plataforma de gestão de despesas corporativas da América Latina, identificou as formas de pagamento que elas mais utilizam para que seus colaboradores arquem com despesas corporativas. A pergunta oferecia três opções aos respondentes: Reembolso, Adiantamento ou Cartão Corporativo (sem distinção de pré ou pós).
Em relação à variedade de formas de pagamento dentro das empresas:
5,9% das empresas utilizam os três processos
44,5% das empresas utilizam dois processos
49,6% das empresas utilizam apenas um processo
Já em relação à cada forma de pagamento:
95,2% das empresas realizam reembolso
48,6% das empresas utilizam cartões pós-pagos ou pré-pagos
5,9% das empresas realizam adiantamentos
Segundo a VExpenses, é muito difícil as empresas “escaparem” de realizar o processo de reembolso. Isso porque não é tão raro o cartão corporativo não ser aceito em algum local, ou então acabar o saldo adiantado antecipadamente e, portanto, o colaborador ter que pagar do próprio bolso e pedir reembolso.
Ao longo dos anos, as pesquisas da VExpense observaram que quantidade de empresas que utilizam adiantamentos em dinheiro ou via transferência tem caído ano após ano, uma vez que o processo de gestão é mais complexo e menos controlável. Cada vez mais, as empresas têm utilizado os cartões para “automatizar” o processo de adiantamentos.
As diferenças entre as formas de pagamento de despesas corporativas
Reembolso: nada mais é do que uma devolução de valores que a empresa faz aos colaboradores que tiveram algum gasto quando estavam a trabalho. No caso, os gastos foram pagos com recursos do próprio colaborador e a empresa realiza o reembolso depois que recebe a prestação de contas.
Adiantamento: nesse caso, inverte-se a ordem do reembolso, ou seja, primeiro a empresa estima um valor e adianta dinheiro ao colaborador (em espécie ou via transferência). Assim, quando ele tiver que realizar gastos, já pode pagar com os recursos adiantados pela própria empresa.
Cartão Corporativo Pós-Pago: a modalidade consiste em a empresa disponibilizar aos colaboradores cartões de crédito da própria empresa para o colaborador realizar as suas compras. Neste caso, o colaborador já realiza o pagamento com os recursos da própria empresa (no caso, financiada pelo banco que resolveu dar o crédito).
Cartão Corporativo Pré-Pago: quando a empresa disponibiliza os cartões pré-pagos, o colaborador também realiza o pagamento com os recursos da própria empresa. A diferença entre eles, é que a empresa é quem administra os saldos alocados nos cartões de cada colaborador, podendo disponibilizar um saldo mais adequado às necessidades de cada pessoa. O colaborador passa a poder solicitar um incremento de saldo no cartão e a empresa realizar no mesmo momento.
A importância de se ter uma política de gastos
Independentemente de qual tipo de processo a empresa opte, ela precisa trabalhar na elaboração e divulgação de suas Políticas de Gastos da empresa. Preferencialmente, devem estar em um documento que consolide o conjunto de normas da empresa.
Uma boa parte das empresas ainda gerencia o processo de prestação de contas em planilhas, envio de recibos por correio, conferência item a item, lançamento manual do sistema de pagamentos. Contudo, um processo ideal de gestão consiste em o colaborador ter um aplicativo em mãos para tirar foto da notinha do gasto e realizar as classificações (centros de custos, projetos) no mesmo momento. A própria ferramenta verifica se as políticas estão cumpridas, permite que as pessoas aprovem os gastos pelo celular ou pelo computador e já integra os dados no ERP da empresa.
Para evitar transtornos e garantir que essas despesas sejam geridas de forma transparente e eficiente, as empresas devem também buscar formas de centralizar os pagamentos em nome da organização. Isso inclui, por exemplo, emitir os comprovantes fiscais diretamente no nome da empresa e realizar os pagamentos por meio de contas corporativas.
Sobre a VExpenses
A VExpenses é a maior plataforma de gestão de despesas corporativas da América Latina. Com soluções inovadoras de reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, passou a integrar, em 2023, o ecossistema de produtos e serviços da VR. Seu compromisso é desburocratizar a prestação de contas e trazer eficiência e redução de custos para pequenas, médias e grandes empresas.
Sobre a VR
A VR é um ecossistema que atua colaborativamente para melhorar a jornada do trabalhador, da hora que ele acorda até a hora que vai dormir. Para gerar um impacto social positivo, a VR possui unidades de negócio especializadas em mobilidade, gestão de RH, marketplaces e ofertas, estabelecimentos comerciais, serviços financeiros e benefícios em alimentação, que valorizam, simplificam e facilitam a relação entre empregadores e trabalhadores.
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AMANDA MONTEIRO DE CASTRO
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