Por Francisco Simon, Country Manager da Clara no Brasil
O mercado de viagens corporativas movimenta trilhões de dólares todos os anos e segue como um pilar essencial para a economia global – para se ter ideia, a expectativa é que, em 2025, esse segmento chegue à marca de $1.64 trilhões, de acordo com a Global Business Travel Association*. Só no Brasil, em 2024, essa indústria foi responsável por circular mais de R$ 120 bilhões**. Empresas de diferentes setores enviam seus executivos e equipes para reuniões estratégicas, feiras, treinamentos e negociações, garantindo que os negócios continuem avançando. No entanto, apesar do tamanho e relevância, esse mercado ainda sofre com grandes ineficiências operacionais e financeiras, que impactam diretamente os custos e a produtividade das empresas.
Muitas organizações ainda dependem de processos manuais para gerenciar pagamentos, reembolsos e conciliações. Funcionários precisam preencher formulários, guardar recibos e, em muitos casos, pagar do próprio bolso antes de esperar semanas para verem o dinheiro de volta. Já as equipes financeiras enfrentam dificuldades na conciliação de despesas e na detecção de fraudes ou gastos indevidos. Essa falta de automação não apenas gera desperdícios financeiros, mas também dificulta a transparência e o controle sobre os orçamentos de viagens corporativas. Prova disso é que, dificilmente, um gestor é capaz de dizer o ROI de uma viagem do seu time, já que a consolidação de todos investimentos, incluindo pedidos de reembolsos, pode demorar meses para ser concluída.
Felizmente, novas tecnologias financeiras estão transformando esse cenário. Soluções como Cartões Virtuais para Negócios (VCN), Inteligência Artificial (IA) e plataformas automatizadas de reembolso estão trazendo mais eficiência, controle e segurança para a gestão de viagens empresariais.
VCN: mais segurança e controle nos pagamentos corporativos
Os VCNs (Virtual Card Numbers) surgiram como uma alternativa revolucionária aos métodos tradicionais de pagamento e, não por acaso, já são amados por agências e operadoras de turismo. No entanto, empresas dos mais variados perfis podem se beneficiar dessa tecnologia. Diferente dos cartões físicos corporativos tradicionais, um VCN é gerado digitalmente e pode ser vinculado a uma transação específica ou para um fornecedor definido. Essa tecnologia proporciona mais segurança, rastreabilidade e eficiência, permitindo que as empresas tenham controle absoluto sobre os gastos realizados pelos colaboradores durante suas viagens, tudo de forma que simplifica a conciliação.
A flexibilidade dos VCNs permite que cada cartão seja configurado com limites específicos de gasto, data de validade e regras de uso, garantindo que as despesas fiquem dentro das políticas da empresa. Além disso, a geração de um VCN exclusivo para cada pagamento elimina riscos como uso indevido, fraude e extravio de cartões corporativos físicos. Como as transações ficam automaticamente registradas e vinculadas ao orçamento da empresa, a conciliação financeira se torna muito mais rápida e precisa.
Outro diferencial dos VCNs é a possibilidade de acompanhar os gastos em tempo real, oferecendo uma visão detalhada e transparente para os gestores financeiros. Com essa tecnologia, é possível evitar surpresas desagradáveis ao final do mês e agir rapidamente caso uma despesa precise ser ajustada ou bloqueada. O tempo que antes era gasto na verificação manual de faturas e na justificativa de despesas é agora otimizado por meio da automação e integração dos VCNs com sistemas financeiros modernos.
Além dos benefícios operacionais, os VCNs também melhoram a experiência dos colaboradores. Em vez de precisarem arcar com despesas do próprio bolso e aguardar o reembolso, os funcionários podem contar com um método de pagamento prático, seguro e previamente aprovado. Isso não só reduz o estresse e a burocracia, mas também incentiva maior conformidade com as regras da empresa e proporciona mais transparência nas prestações de contas.
Diante desses avanços, os VCNs estão se consolidando como uma solução indispensável para empresas que buscam otimizar a gestão de suas viagens corporativas. A combinação entre segurança, controle e automação faz com que essa tecnologia se torne um pilar essencial para qualquer organização que deseja maior previsibilidade financeira e eficiência operacional.
Inteligência artificial: decisões financeiras baseadas em dados
A digitalização financeira não se resume apenas à forma de pagamento. A inteligência artificial (IA) está permitindo que CFOs e gestores financeiros tenham uma visão estratégica e preditiva dos gastos. Sua aplicação no setor financeiro das viagens corporativas tem gerado avanços expressivos na análise de padrões de despesas, previsão de custos futuros e identificação de anomalias. Ao processar grandes volumes de dados de forma instantânea, essas soluções eliminam etapas repetitivas e manuais, permitindo que as empresas tomem decisões embasadas em insights precisos. Além disso, a IA proporciona uma visão ampla sobre os hábitos de consumo corporativo, facilitando a renegociação de contratos com fornecedores e a otimização da alocação de recursos. Com a automação de auditorias, é possível garantir que cada transação esteja alinhada às políticas da empresa sem exigir aprovações manuais excessivas, o que torna os processos mais ágeis e estratégicos. Esse nível de automação permite que as empresas tenham um controle financeiro mais eficiente e transparente, reduzindo erros e aumentando a previsibilidade dos orçamentos de viagens.
Ao substituir processos manuais por tecnologia avançada, as empresas podem tomar decisões financeiras mais informadas, estratégicas e eficientes, garantindo que cada real investido em viagens corporativas traga retorno positivo.
Automação de reembolsos: o fim da burocracia
A burocracia dos reembolsos tem sido, historicamente, uma das grandes dores da gestão financeira no setor de viagens corporativas. Funcionários frequentemente precisam antecipar despesas do próprio bolso, guardar recibos e preencher relatórios detalhados, para depois enfrentar um processo moroso de validação e reembolso que pode levar semanas. Esse fluxo ineficiente não apenas gera frustração, mas também amplia a margem para erros humanos, reembolsos indevidos e dificuldades no controle financeiro das empresas.
A introdução de processos automatizados tem transformado essa dinâmica, permitindo que a prestação de contas e avaliação e lançamento contábil pelo time financeiro aconteçam de forma simultânea. Com a digitalização e a integração de ferramentas financeiras, é possível submeter e aprovar despesas de maneira instantânea, garantindo que todas as transações estejam em conformidade com as políticas internas sem necessidade de verificações manuais extensas. Além disso, os reembolsos podem ser processados em tempo real, eliminando atrasos que impactam tanto a experiência dos funcionários quanto a previsibilidade do fluxo de caixa das empresas. Com um sistema automatizado de rastreamento, auditorias se tornam mais ágeis e eficazes, reduzindo custos administrativos e permitindo que as equipes financeiras foquem em análises estratégicas em vez de tarefas repetitivas.
Ao substituir processos arcaicos por soluções inteligentes, as empresas não apenas modernizam sua gestão de despesas, mas também garantem maior transparência e eficiência, melhorando a relação entre funcionários e setor financeiro e consolidando uma cultura corporativa mais ágil e inovadora.
O futuro das viagens corporativas: inteligência e eficiência
A transformação digital no setor financeiro das viagens corporativas já não é uma tendência distante – é uma realidade. Empresas que adotam VCNs, IA e automação de reembolsos estão conseguindo reduzir custos, minimizar riscos e otimizar a experiência dos seus colaboradores, tornando o setor financeiro mais estratégico e eficiente.
O impacto dessas inovações não se resume apenas a ganhos operacionais. Ao eliminar gargalos e trazer mais previsibilidade aos gastos, as empresas ganham competitividade e se tornam mais preparadas para escalar seus negócios de maneira sustentável.
Se sua empresa ainda não modernizou sua gestão financeira de viagens, o momento de agir é agora. No mercado dinâmico e acelerado em que operamos, quem não inova acaba ficando para trás.
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MARILIA LEONI BESERRA
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